Setup Menus in Admin Panel

Adressera meddelande

Här lär du dig hur du kan använda de tre olika adressfälten som finns; Till…, Kopia… och Hemlig kopia….

Adressera meddelande

Adressera meddelande - skicka 1

Det finns några alternativ för att adressera meddelanden till mottagare. Genom att använda dig av de olika alternativen så kan man få önskad effekt till mottagarna på ett speciellt vis.

  • Öppna ett nytt meddelande och klicka på menyfliken Alternativ [Options], klicka sedan på knappen Hemlig kopia [Bcc].

Nu läggs ytterligare ett fält till för att kunna adressera meddelande på önskat vis. Om man lagt till fältet Hemlig kopia [Bcc] så kommer Outlook ihåg detta på alla nya meddelanden i framtiden till du eventuellt avaktiverar detta på motsvarande sätt.

  • Till [To]
  • Under Till [To] lägger du vem eller vilka som är avsedda som primära mottagare av meddelandet.
  • Kopia [CC]
  • I Kopia [CC] fältet läggs mottagare till som endast ska få meddelandet för kännedom och väntas inte svara tillbaka.
  • Hemlig kopia [Bcc]
  • Mottagare av hemlig kopia får detta för kännedom utan att personer från Till [To]- eller Kopia [CC]-fältet vet om att meddelandet nåt adresser i Hemlig kopia [Bcc]-fältet.

OBS! Personen som fått meddelandet som Hemlig kopia [Bcc] ser alla mottagarna i Till [To]- eller Kopia [CC]-fälten och om den personen i sin tur svarar på meddelandet, med valet Svara alla [Reply to All] kommer alla andra se att den hemlige mottagaren också fick meddelandet.

Adressera

Skriv in adressen manuellt i något av fälten beroende på hur mottagaren ska få meddelandet. Har du skickat till en adress tidigare så kommer Outlook visa förslag på adresser som motsvarar det du skriver i.

  • Klicka på den adress som du vill skicka till.

Klicka på någon av knapparna (Till [To], Kopia [CC], Hemlig kopia [Bcc]) så öppnas din organisations globala adresslista, där kan du välja en eller flera mottagare ur listan. Det går även i samma dialogruta växla över till din egen kontaktlista (Kontakter [People]) och välja mottagare från den listan.

  • Ytterligare ett alternativ är att skriva in en del av mottagarens namn och sedan trycka på knappen Kontrollera namn [Check Names] (CTRL+K).

Då kontrolleras texten mot matchande mottagare i dina adresslistor. Finns det bara en matchning, skrivs den mottagaren in. Annars får du välja från en lista med liknande mottagare. Detta är ett bra alternativ då du är osäker på exakt stavning.

Tips! Kontakter [People] är din personliga adressbok. Global Adressbok [Global Address List] är företagets/organisationens gemensamma adressbok. Via adresslistorna under den Global Adressbok [Global Address List] kan du visa olika delar av den gemensamma adressboken, till exempel bara visa Alla grupper [All Groups].

Ämne

Glöm inte att fylla i ett lämpligt ämne i fältet med samma namn. Det underlättar för mottagaren att direkt kunna få en uppfattning om meddelandets innehåll utan att behöva öppna och läsa direkt. Det är också bra för att kunna söka ett gammalt meddelande då ämnes raden är enskilt sökbar.

Tänk på att hålla ämnesraden kort då många läser mejl i sina mobiler.

Tips! Använd gärna verb i ämnesraden. Till exempel: Boka, Ring, Beställ så att mottagaren förstår vad syftet med meddelandet är. Ett frågetecken ”?” fungerar också bra om det gäller en kort fråga.

Skicka

Fyll i meddelandet med text och sänd iväg med knappen Skicka [Send] eller kortkommandot CTRL + Enter.

 

Setup Menus in Admin Panel